Comment décupler l'efficacité du manuel qualité
Le manuel qualité est bien souvent le seul référentiel d’organisation de l’entreprise. Dématérialiser ce document avec un logiciel de type BPM permet de changer de dimension dans l’appropriation de la culture processus et la compréhension de l’organisation par les parties prenantes. Explications.
Manuel qualité dématérialisé, doper la culture processus
Alors que les politiques qualités devraient développer les cultures processus dans les entreprises la gestion du manuel qualité porte en elle-même les freins au développement de la culture processus.
La mise à jour du manuel passe en général par un goulot d’étranglement qui ne favorise pas la formalisation des évolutions.
Les modes de représentations des processus « à la main » ne sont pas propices à la modélisation détaillée des organisations dont la description reste superficielle.
En dématérialisant le manuel qualité, la description des processus et leur mise à jour peut être prise en main en ligne par les collaborateurs et la description des taches plus fine et exhaustive.
Manuel qualité dématérialisé, pour mieux modéliser
Obtenir une représentation plus fine de l'organisation
L’information que contient le manuel qualité n’est pas toujours facilement accessible par les utilisateurs, et la compréhension qu’il donne sur le fonctionnement détaillé des processus incomplète. Les processus sont souvent décrits de façon « macro » et ne permettent pas de visualiser un processus de bout en bout.
Avec un logiciel BPM, la description des processus peut être très détaillée, tout en gardant une facilité de lecture et de compréhension haut niveau du processus, grâce à l’architecture en arborescence et au navigateur du logiciel. L’architecture en arborescence permet également de s’assurer qu’aucun processus n’a été oublié.
La transmission de l’information sur les modes de fonctionnement de l’entreprise est ainsi facilitée, notamment pour les nouveaux arrivants.
Le manuel qualité dématérialisé met à jour en temps réel
Une organisation d’entreprise est un système évolutif. Le manuel qualité est un document qui peut être difficile de faire évoluer, notamment lorsque des évolutions de procédures ou de modes opératoires sont à relier aux processus, imposant une gestion manuelle des modifications de liens entre processus et procédures. Dans un logiciel BPM, les liens procédures et processus sont automatiques, sécurisant les mises à jour.
Lors de la croissance des activités, le référentiel dématérialisé facilite l’élaboration de nouveaux processus tout en évitant les doublons. La croissance de l’entreprise peut ainsi d’effectuer de façon optimisée.
Par ailleurs le mode collaboratif qu’offre le logiciel BPM permet de travailler à plusieurs sur un nouveau processus ou une évolution de processus, en intelligence collective, même lorsque les différentes parties prenantes sont à distance.
Manuel qualité dématérialisé, faciliter les fusions
Une fusion d’activités, par exemple lors du rachat d’une entreprise est une bonne opportunité de dématérialiser le manuel qualité. En reprenant chaque processus des organisations à fusionner il est possible de simuler et comparer chacun des processus et de converger facilement vers un processus cible. Le mode collaboratif du logiciel BPM facilite ces démarches.
Manuel qualité dématérialisé et projets informatiques
Le logiciel BPM utilise une modélisation des processus au standard BPMN 2.0 qui est un point de départ idéal pour l’urbanisation des processus informatique de niveau 2 ou 3.
Le développement des projets informatiques est ainsi accéléré et sécurisé.
Le logiciel BPM utilise une modélisation des processus au standard BPMN 2.0 qui est un point de départ idéal pour l’urbanisation des processus informatique de niveau 2 ou 3. Le développement des projets informatiques est ainsi accéléré et sécurisé.
A quel moment intégrer un manuel qualité dématérialisé ?
Concrètement, le manuel qualité dématérialisé peut être déployé à n'importe quel moment dans la vie de l'entreprise. Cependant trois événements peuvent être propices à ce déploiement :
- le lancement d'un nouveau projet informatique, le déploiement d'un nouvel ERP
- un changement organisationnel majeur
- le lancement d'une démarche ISO 9001
Exemple de manuel qualité dématérialisé
Un logiciel BPM intégrant une fonction de gestion du référentiel d'organisation constitue une solution efficace pour dématérialiser le dossier qualité.
Cf exemple d'arborescence de processus ci contre.
Par Frédéric Durdux