Démarche lean management, méthode

Engager une démarche lean management dans une entreprise apporte de nombreux bénéfices.

Le lean management améliore la compétitivité de l'entreprise, favorise sa croissance et l'employabilité des collaborateurs. 

Cette démarche est fortement contributrice non seulement de la performance des entreprises mais aussi génératrice d’améliorations de la qualité de vie au travail des collaborateurs.

Alors comment ça marche ?

Une démarche lean management doit être entreprise comme un projet humain qui concerne tous les collaborateurs.

Faire du lean, c'est s'interesser aux conditions de travail des équipes et leur donner les moyens de trouver par elles mêmes les ressorts de l'amélioration de leurs méthodes de travail.

Le lean management contribue à la motivation tout en resserrant le lien entre les équipes. L'approche consiste à former les collaborateurs à générer par eux mêmes les chantiers d'amélioration dans l'entreprise. Chaque chantier lean est l'occasion de renforcer la cohésion. 

Une approche lean qui consiste à acheter des prestations de consulting pour dire aux équipes quoi faire est toujours vouée à l'échec. Le conseil externe, s'il est nécessaire, doit prendre une forme opérationnelle dans laquelle l'expert intervient avec les équipes dans la perspective de développer l'autonomie dans leur démarche lean management.     

Une entreprise qui entame une démarche lean management part rarement de zéro. Elle a souvent quelques habitudes qui constituent des ingrédients d’une démarche lean.

C’est pourquoi, avant de commencer, nous recommandons de faire réaliser un diagnostic par un consultant expert en lean management. Ce diagnostic permettra de faire le bilan des gènes lean déjà présents dans l’entreprise. Il contribura à baliser une feuille de route sur des bonnes pratiques en matière de lean management.

Cette feuille de route est basée sur une grille de maturité qui évalue les pratiques de l’entreprise selon les critères de base du lean management. L’évaluation s’effectue critère par critère sur une échelle en général graduée de un à cinq.

Le consultant lean devra également former des pilotes lean dans l’entreprise qui pourront conduire la démarche de lean management et former d’autres collaborateurs de l’entreprise. 

La méthode 5S consiste à réorganiser un poste de travail pour le rendre plus ergonomique, plus pratique et visuel.

Un chantier 5S suit 5 étapes standardisées. Leur signification en français, japonais et anglais est résumée dans le tableau ci contre.

1. L’élimination de tout ce qui est inutile.
2. Le rangement et l’organisation.
3. Le nettoyage et soigner l’apparence du poste.
4. Formalisation des règles de fonctionnement.
5. Maintien et amélioration continue du fonctionnement.

Le 5S améliore à la fois l’efficacité d’un poste et la qualité de vie au travail. C’est en général une bonne approche pour entamer une démarche lean management car elle favorise l’adhésion des équipes aux principes du lean avec une méthodologie simple à comprendre et à mettre en œuvre.

Par eilleurs, on ajoute toujours un 6ème S, pour sensibiliser les collaborateurs à la recherche de l'amélioration de la sécurité au travail.  

Avec le management visuel, cherche à renforcer la cohésion et le pouvoir de décision entre les membres d’une équipe.

Le principe consiste à réunir à une fréquence relativement élevée sur des durées courtes pour renforcer la communication au sein de l’équipe.

L’équipe se réunit autour d’un panneau visuel que l’on fait vivre avec les principaux objectifs suivis par l’équipe et les bloquants par rapport à ces objectifs.

Chaque membre de l’équipe fait remonter les problèmes et le collectif cherche des solutions en équipe. La fréquence des séances assure une bonne réactivité et le travail collectif favorise intelligence collective et créativité.

C’est un incontournable d’une démarche lean management. Le management visuel renforce toujours les dynamiques collectives et la motivation des équipes. 

On distingue plusieurs types de managements visuels :

• le management visuel de la performance;
• le management visuel de gestion de projet (OBEYA).

La méthode VSM est un diagnostic de flux. Elle consiste à scanner sur le terrain tous les évènements qui se produisent sur un flux, la valeur ajoutée produite, les échanges entre les acteurs, les moyens employés pour identifier toutes les opérations inutiles et n’apportant aucune valeur ajoutée pour le client.

La visualisation de ce diagnostic permet de simplifier et de réorganiser le flux pour le rendre plus efficace. La méthode VSM peut s’employer aussi bien sur des flux industriels qu’administratifs.

Elle est souvent employée dans la démarche lean management. 

Ces parcours de terrain ont pour objectif de renforcer la cohésion verticalement dans l’entreprise.

Ils consistent à organiser des parcours structurés sur le terrain par les équipes de direction afin d’organiser des échanges sur les difficultés rencontrées par les équipes.

Les équipes de direction peuvent ainsi contribuer à la résolution des problèmes sur des thématiques qui leur incombent en étant au plus près du terrain.

Le déploiement du management visuel facilitera la démarche lean management du gemba en faisant coïncider des animations avec le passage de la direction. 

Une démarche lean management ne peut pas s’engager sans connaitre le fameux PDCA, également appelé roue de Deming.

Le PDCA est en fait un phasage de projet, pour mettre en œuvre une amélioration dans l’esprit du lean. Il comprend quatre phases :

1. La phase P : de préparation du projet ;
2. La phase D, d déploiement ;
3. La phase C de compréhension des effets ;
4. La phase A, d’ajustement ou de décision à prendre compte tenu des effets observés. 

Dans l’esprit de Deming, le PDCA est un processus d’expérimentation, qui vise à essayer de modifier le système en vue de l’améliorer. On lance une idée, que l’on formalise, puis que l’on déploie. On observe et on analyse ensuite les effets produits pour en tirer des conclusions sur la pérennisation du changement.