Management des organisations, méthode

Le management des organisations est une discipline complexe.

C’est en grande partie une affaire de communication, qui détermine l’efficacité dans la conduite des équipes et leur comportement.  

Mais cette communication ne peut être exercée n’importe comment.

L’approche processus apporte une aide méthodologique pour porter la communication managériale. 

Explications

Le management stratégique rassemble les activités managériales qui consistent à orienter l’entreprise sur le long terme en formulant la vision stratégique, puis en transformant cette vision en actions de conduite du changement.  

Le management stratégique comprend ces deux volets :

• Diagnostic et formulation de la vision ;
• Déploiement stratégique, comment décliner la vision en actions concrètes.

Souvent, si le premier volet fait l’objet d’une activité structurée, le volet 2 n’est pas conduit avec beaucoup de rigueur et de méthode. C’est le plus difficile. Cette phase consiste à partir de la vision stratégique à :

1. Décliner la vision en objectifs ;
2. Déterminer comment atteindre les objectifs ;
3. Formaliser des plans d’action ;
4. Mettre en œuvre et suivre l’avancement des plans.

La partie déploiement du management stratégique est en général difficile car elle entraine la gestion de ruptures. Celles-ci peuvent être organisationnelles, liées à la gouvernance, à la digitalisation, des fusions post acquisition… Ces ruptures sont associées à la conduite du changement.  Décliner les objectifs stratégiques en actions concrètes demande un sens de la communication et de l’organisation parfaitement maîtrisé.

Pour faciliter l’organisation du pilotage stratégique, nous recommandons d’employer la méthode Hoshin Kanri, développée au Japon et qui guide le déploiement stratégique.

Il est paradoxal qu’au sein des activités du management des organisations on prête très peu d’attention au management organisationnel.

Les activités qui y réfèrent sont pourtant les plus importantes car elles vont déterminer en grande partie l’efficacité de l’organisation, et donc de l’opérationnel.

Le management organisationnel consiste à développer une organisation efficace, dans la logique des objectifs stratégiques, et pour exécuter les objectifs opérationnels dans de bonnes conditions.

Nous recommandons de structurer le management organisationnel autour de trois activités successives qui sont :

• La formalisation de l’organisation en processus ;
• La surveillance de l’organisation ;
• Le déploiement de l’amélioration continue ; 

La formalisation de l’organisation est une étape incontournable du management des organisations. Cette formalisation s’effectue à l’aide des processus, qui décrivent comment se déroulent les activités de l’entreprise.  Cette formalisation en processus apporte les bénéfices suivants :

• Elle standardise les modes opératoires ;
• Elle permet aux collaborateurs de communiquer sur leur organisation ;

La formalisation en processus est toujours une source d’amélioration et d’optimisation des modes opératoires.   

Une fois l’organisation de l’entreprise formalisée en processus, elle doit être surveillée au sens de l’appropriation et de l'efficacité des modes opératoires. Cette surveillance s’opère :

• Par la mise en place d’un système d’indicateurs ;
• Par des audits de systèmes,
• Par le développement d’une maturité organisationnelle.

Le but ultime du management des organisations est d’atteindre un niveau de fonctionnement auto-apprenant. Dans ce mode de fonctionnement, témoin d’un haut niveau de maturité, les collaborateurs avent développer un sens critique sur les modes opératoires, sur l’organisation qui les entoure pour lancer des projets d’optimisation. Pour faciliter cette maturité, engager des démarches de lean management apporte méthodologie et savoir-faire aux équipes. Parmi les points forts du lean management, figure celui de renforcer la communication parmi les collaborateurs.

Parmi les opérations d’optimisation du management organisationnel, figurent les diagnostics organisationnels ou encore les analyses de risques processus. 

Plus le management organisationnel amont aura bien structuré les modes opératoires, plus la performance opérationnelle sera au rendez-vous, et les objectifs faciles à atteindre.

En management opérationnel, la capacité à résoudre rapidement les imprévus et problèmes est la clé de la réussite.

Cette capacité résultera de la qualité des échanges entre les collaborateurs des équipes pour identifier au plus tôt et résoudre en intelligence collective les points bloquants.

Ici aussi, les techniques du lean management apportent des solutions. Le management visuel et l'obeya, qui organisent des routines très fréquentes et de courte durée, offre aux équipes un cadre structuré et efficace pour résoudre les problèmes opérationnels. 

Le management des organisations est d’autant plus efficace que le la maturité organisationnelle est élevée. Cette maturité consiste à fixer des objectifs de savoir-faire en matière de gestion organisationnelle et développer des plans de progression en maturité.  

La maturité organisationnelle peut se mesurer et se représenter à l’aide d’un indicateur radar, comme l’exemple ci-contre. Elle vise à rendre les collaborateurs de terrain acteurs de l’amélioration de leur propre processus.

Faire progresser la maturité implique de développer les compétences organisationnelles.