Démarche - approche processus métiers
Démarche pour l'efficacité et la qualité de vie au travail
Une approche processus consiste à déployer une organisation et un management par les processus au sein de l’entreprise. En structurant le système de management, cette démarche apporte des gains d'efficacité pour la performance de l’entreprise et favorise la qualité de vie au travail.
Les processus métiers font progresser la maturité de l’organisation, facilitent le développement de la transversalité et les démarches d'amélioration continue.
Objectifs de la démarche processus
Décrire et standardiser l'organisation du travail
Les processus décrivent l’organisation du travail et peuvent se représenter sous une combinaison de modélisations graphiques, de procédures et instructions qui facilite la description et la compréhension des taches et activités qui se déroulent dans l’entreprise.
Le fait de formaliser une situation d'organisation permet d'identifier des améliorations de processus qui n'étaint pas facilement repérables jusqu'alors. C'est une première étape de la démarche d'amélioration continue au sein d'une organisation.
Une fois les processus décrits, ils deviennent le standard de l’organisation du travail qui se stabilise autour de modes opératoires stables et répétables. Les taches et activités s’organisent et se répètent ainsi toujours de la même façon. L'organisation de l'entreprise est également plus facile à transmettre et les nouveaux arrivants se l'approprient plus facilement.
Développer le système de management, le certifier
Une approche processus est une méthode systémique qui permet de constituer un réseau construit autour des activités de l'entreprise, dont les processus de management. Cette approche structure les processus de direction qui constituent le système de management, qui gagne alors en efficacité.
Plusieurs types de certifications d’organisation et de systèmes de management, comme les certifications ISO 9001 ou ISO 14001 appellent la mise en place d’approches processus.
Mesurer la performance et développer l'amélioration continue
La stabilité des modes opératoires rend la mesure de la performance significative puisque les processus se reproduisent de façon standardisée. L’entreprise peut alors mesurer la performance de ses processus, leur efficience et interpréter les variations de façon pertinente. Les paramètres ainsi mesurés peuvent compléter le tableau de bord de l’entreprise.
La démarche processus permet d’assigner des objectifs de savoir-faire collectif au sein de l’organisation, de suivre leur progression et ainsi de faire progresser la maturité de l’organisation.
Une démarche processus favorise le développement d'organisation auto-apprenantes avec la culture du RETEX (retour d'expérience).
Bénéfices d'une approche processus
Développer la systémique d'entreprise
Le développement de la culture processus permet d'appréhender l'entreprise comme un système, dont les composantes et les différentes interactions sont identifiées, étudiées et optimisées. C'est un des bénéfices de l'approche processus : définir et animer l'entreprise en s'appuyant sur la systémique.
Contribuer à l'amélioration de la qualité de vie au travail
Une démarche processus favorise l'amélioration la qualité de l'organisation et des interactions entre les collaborateurs de l'entreprise. Elle porte les ingrédients de la qualité de vie au travail notamment par:
- une connaissance approfondie de l'organisation pour tous les collaborateurs;
- des définitions claires des rôles de chacun dans l'organisation;
- le développement de routines de management, plus lisibles pour chacun;
- le développement de l'amélioration continue par les collaborateurs de terrain;
- une élaboration collaborative des processus en utilisant un logiciel BPM.
Cette dimension de qualité de vie au travail dans les démarches BPM constitue un bénéfice majeur de l'approche processus.
Nos accompagnements pour votre démarche processus
Phase 1 : identifier les macro-activités
Lors de cette première phase de la démarche processus nous identifions avec le comité de direction les principales activités qui se déroulent au sein de l’entreprise et nous les regroupons pour les représenter sur la cartographie des processus.
Ces macro processus sont répartis en processus de management, processus opérationnels et processus support.
Cette représentation en cartographie des processus permet de mettre en évidence le sens de la mission de l’entreprise et son organisation par processus à un haut niveau.
Phase 2 : désigner et former les pilotes
Dans une approche processus, les pilotes de processus ont la responsabilité d’animer et de faire progresser leur processus. Chaque macro processus de la cartographie est pris en charge par un ou une pilote.
Ceux-ci doivent recevoir une formation au pilotage, afin de pouvoir prendre en charge cette responsabilité.
Les pilotes de processus sont les chevilles ouvrières de la performance organisationnelle.
Phase 3 : cadrer les processus de direction
L’organisation par processus est indissociable de la mise en place de processus de direction robustes, qui constituent le système de management.
Nous recommandons d’instaurer les trois processus de management (ou de direction) suivants.
- Le pilotage de la stratégie.
- Le management organisationnel.
- Le management opérationnel.
Phase 4 : décrire l'organisation par processus
Lors de cette étape de l'approche processus, le travail de modélisation de l’organisation par processus se poursuit. Chaque processus de la cartographie est modélisé de façon détaillé avec la description des taches et activités en logigrammes.
Tous les éléments nécessaires à la compréhension du déroulement des activités sont attachés aux processus par des notes explicatives, des procédures et tout autre élément d’explication pertinent.
Phase 5 : stabiliser et surveiller le système organisationnel
C’est une phase d’appropriation lors de laquelle tous les collaborateurs apprennent à utiliser les processus, les appliquer au bénéfice de l’efficacité et du confort de leur travail.
Les modes opératoires deviennent stables et répétables.
La performance et l’efficience des processus peuvent être mesurées par des indicateurs.
Les audits de processus permettent de suivre l'appropriation de l'approche processus et d'ajuster l'organisation au besoin.
Les boucles de pilotage s’installent. Les pilotes sont formés au préalable.
Phase 6 : engager l'amélioration continue
Cette dernière phase de l'approche processus est destinée à initier des démarches d’amélioration dans l’entreprise en s’appuyant sur les processus et la mesure de la performance.
L'amélioration continue provient de deux grandes familles d'actions :
- le retour d'expérience, qui capitalise sur la résolution de problèmes opérationnels récurrents.
- Les diagnostics proactifs de performance qui analysent l'état d'un processus pour l'améliorer. On distingue notamment :
- Le SIPOC et le CREMS.
- Le diagnostic d'analyse de flux VSM.
- L'analyse de risques Amdec processus, pour la réduction et la maîtrise des risques.
La capacité à engager et maintenir une démarche d'amélioration continue dans l'entreprise est un très fort déterminant de sa compétitivité.
Méthodes et outils
Nous accompagnons les entreprises dans leur approche processus avec les standards, outils et méthodes suivantes :
La grille de maturité pour guider une approche processus
L'efficacité d'une approche processus peut s'évaluer à l'aide d'une grille de maturité. Celle ci mesure sur chaque processus la capacité à remplir des critères prédéfinis.
Ces mesures sont agrégées au niveau global afin de faire ressortir un maturité générale du système de fonctionnement par les processus.
Un standard de modélisation
Pour déployer une démarche processus, nous recommandons d’employer le standard BPMN 2.0 qui propose 103 éléments de modélisation pour décrire l’organisation.
Dans la pratique adopter 10 à 15 de ces éléments pour modéliser les processus de l’entreprise suffit en général pour décrire la plupart des situations et facilite ainsi la compréhension des processus par tous.
Le digital pour accompagner le développement organisationnel
Le logiciel processus Signavio offre une solution pour modéliser les processus de façon collaborative et digitale, tracer l’évolution des configurations successives, organiser et diffuser le dossier processus complet auprès de vos collaborateurs.
Le logiciel fonctionne en mode SaaS et s’appuie sur le standard de modélisation BPMN 2.0.
Formations
Nous dispensons les formations suivantes pour guider votre démarche processus.
Approche processus, ils nous font confiance
Conseils et formateurs Paris - Lyon - Bordeaux - Lille et en régions
Nous intervenons dans chaque région pour conseiller votre entreprise sur son approche processus.
- Hauts de France (Lille, Douai, Amiens, Arras, Roubaix, Lens, Tourcoing, Valenciennes).
- Grand Est (Strasbourg, Reims, Troyes, Metz, Mulhouse, Nancy, Sochaux).
- Région de Paris et Ile de France.
- Bretagne (Brest, Rennes, Lorient, St Malo, Quimper, Vannes).
- Normandie (Rouen, Caen, Le Havre).
- Pays de Loire (Nantes, Le Mans, Angers, Tours, Laval, St Nazaire).
- Centre (Bourges, Orléans, Chartres, Châteauroux, Montluçon).
- Bourgogne Franche Comté (Dijon, Auxerre, Besançon, Chalon Sur Saône, Belfort).
- Rhône Alpes Auvergne (Lyon, Grenoble, Valence, St Etienne, Clermont-Ferrand, Chambéry, Annecy).
- Midi Pyrénées et Occitanie (Toulouse, Alès, Nîmes, Montpellier, Perpignan, Tarbes).
- Aquitaine Limousin Poitou Charentes (Bordeaux, Pau, La Rochelle, Angoulême, Niort, Limoges, Rochefort, Châtellerault).
- Provence (Marseille, Toulon, Nice, Avignon, Aix en Provence, Vitrolles).
Prenez contact avec nous pour échanger sur les démarches liées à une démarche processus avec un expert de notre société.
Applications
Nous réalisons des accompagnements processus pour différents secteurs.
- PME et ETI, industrie, service, distribution.
- Administrations centrales.
- Les établissements dépendant des collectivités territoriales.