Comment faire une VSM

Une analyse VSM (analyse de la valeur ou value stream mapping) est un des outils du lean management qui permet d’analyser toutes les étapes d’un processus, son historique, sa performance et son management afin de le rendre plus efficace.

C’est une méthode très efficace. Elle a aussi pour vertu de renforcer la cohésion des équipes. Nous expliquons ci après comment faire une VSM.

Avant de lancer l’analyse de déroulement sur le terrain, il faut cerner le périmètre analysé et recueillir toutes les informations sur le processus.

• Les historiques de problèmes rencontrés.
• Les performances, les indicateurs.
• Les routines de management en place.
• Les actions en cours sur le processus.
• Les retours des clients du processus.
• Les analyses de risques effectuées.
• …

Des objectifs propres à chaque analyse VSM sont à fixer.

Préalablement au lancement de l’analyse il faut également communiquer sur le diagnostic. Celui-ci se déroule sur le terrain, et peut paraître intrusif pour les opérateurs. Afin d’obtenir une bonne adhérence de tous, la communication sur la méthode et les objectifs est essentielle. Un groupe de travail est également à constituer.

La préparation d'une analyse VSM comprend également l’élaboration d’un SIPOC, analyse de haut niveau du processus qui permet d’obtenir une première compréhension du processus analysé et d’organiser l’analyse de déroulement.

Comment faire une VSM en groupe est en quelque sorte un pléonasme car pour être efficace une analyse VSM se fait à plusieurs. Ce peut être un moment de cohésion car une analyse VSM fixe des objectifs, nécessite une méthode de travail, induit de la communication et permet aux équipes d’apprendre et de faire progresser l’organisation.

Un groupe minimal pour réaliser une analyse VSM se compose idéalement de trois personnes. Lors de l’analyse de déroulement qui se passe sur le terrain au plus près du processus, la capacité à observer les situations est beaucoup plus efficace à trois. Un des membres de l’équipe est aussi chargé de prendre des notes.

L'équipe doit être formée à la mise en œuvre de la méthode analyse VSM.

Une analyse VSM comprend une phase d’observation de terrain qui donne à la méthode toute son efficacité.

Cette phase est aussi appelée analyse de déroulement et consiste à suivre toutes les étapes du processus en notant tout ce qui peut être observé, notamment tout ce qui peut être quantifiable, comme la liste suivante, et sans que cela soit exhaustif.

• Les temps de déplacement.
• Les temps de transferts.
• Les temps d’attente.
• Les distances parcourues.
• Les stocks et encours.
• La documentation employée.
• Les outils utilisés.
• Les configurations de poste de travail, l’ergonomie.
• Les indicateurs employés .
• Les informations échangées.

Les observations de l’analyse de déroulement sont représentées en salle sur un visuel constitué de papillons autocollants qui vont mettre en évidence toutes les étapes. On fait ainsi ressortir les opérations à valeur ajoutée et sans valeur ajoutée. L’étape suivante consiste à chercher des idées pour éliminer toute non-valeur ajoutée constatée, puis à dresser une liste d’actions possibles qui seront hiérarchisées afin de mettre en place un plan d’action ferme et balisé dans le temps.