Savoir décrire un processus est une compétence essentielle du management des organisations.
Bien formaliser les modes opératoires en processus est indispensable pour plusieurs raisons :
- la formalisation facilite la stabilisation des modes opératoires qui peuvent se répéter de manière identique
- à partir de cette stabilisation, il devient possible de mener à bien des actions d’amélioration du processus, et d’en mesurer les effets ;
- de communiquer sur les modes opératoires, et de former de nouveaux contributeurs par exemple.
- de faciliter les démarches d’informatisation et de dématérialisation. Les directions des systèmes d’information ont besoin de comprendre les modes opératoires et la formalisation des processus est un prérequis de la démarche.
- de faciliter les certifications de type ISO par exemple, ces dernières demandant de décrire l’organisation en processus.
Dans cet article, nous nous intéressons aux processus métiers, qui sont destinés à décrire et formaliser une organisation de travail. Alors comment décrire un processus ?
Décrire un processus par représentation graphique
C’est la méthode la plus utilisée car la plus explicite et facile à déchiffrer. Le processus se représente par:
- ses tâches et activités;
- des flux de séquences;
- des connecteurs logiques;
- des évènements de départ et de fin;
- des rôles ou corridors.
Le schéma ci-dessous décrit les principaux éléments de modélisation pour décrire un processus. Ils sont issus de la norme BPMN 2.0.
Compléter la description avec la fiche processus
Il est aussi utile de compléter la représentation graphique avec d’autres éléments pour complètement décrire un processus.
Un exemple de fiche processus est représenté ci-contre. Elle est destinée à décrire un processus de pilotage stratégique, un des trois piliers du management.
Ces éléments complémentaires sont par exemple :
- Les objectifs du processus et les indicateurs de suivi ;
- Le pilote du processus ;
- Les éléments d’entrées du processus ainsi que les éléments de sortie ;
- Les procédures et instructions associées au processus ;
- Les risques identifiés ainsi que les moyens de maitrise ;
- Les moyens associés au processus, s’ils ne sont pas décrits dans le graphique.
L'alternative du SIPOC
Le SIPOC se présente sous la forme d'un tableau avec 5 colonnes principales. Chacune contient des éléments clés pour décrire un processus. Ce sont :
- les fournisseurs d'éléments d'entrée;
- les éléments d'entrées de la tâche considérée;
- la tache décrite;
- les éléments de sortie de la tâche;
- les clients des éléments de sortie.
Chaque ligne concerne un tache ou une activité, dans l'ordre de la séquence de déroulement du processus.
Le SIPOC est souvent employé par les organismes et se substitue au logigramme au sein de la fiche processus. Il est plus linéaire que le logigramme, mais moins informatif sur qui réalise les tâches et activités du processus.
Décrire un processus, pour aller plus loin
Note méthodologique en version pdf
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Nos formations
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