En s'appuyant sur les techniques du lean management
Savoir comment bien communiquer en entreprise est souvent un exercice difficile.
C’est en enjeu qui détermine en grande partie non seulement la performance de l’entreprise, mais aussi la qualité de vie au travail pour les collaborateurs.
Le lean management est souvent perçu comme une discipline technique, méthodologique, pour rendre les organisations plus efficaces. Cette vision comporte une part de vérité, mais le lean management est avant tout un moyen de faire progresser la communication au sein des équipes, entre les équipes et la hiérarchie, parfois même au sein de CODIRs.
Aborder le lean management sous ce prisme de la communication en entreprise peut offrir des perspectives d’appropriation plus élevées pour les équipes.
Alors, comment ça marche?
Exemples avec les principaux outils du lean management
Quelques uns des outils du lean management les plus employés sont sont :
- Le 5S ;
- Le management visuel, avec la déclinaison obeya;
- Les gemba walks;
- La vsm;
- Le PDCA.
Chacun de ces outils présente une aptitude pour bien communiquer en entreprise.
Démarche 5S et communication
Le 5S est une démarche pour organiser de façon rationnelle un poste de travail.
Elle comprend 5 étapes d’où son appellation.
- Supprimer, éliminer l’inutile au poste ;
- Ranger le poste de travail, situer ;
- Nettoyer ;
- Standardiser ;
- Maintenir et faire progresser.
Dans l’esprit des concepteurs de la méthode, le 5S doit permettre de visualiser d’un seul coup d’œil ce qu’il se passe au poste et notamment :
- Le travail à réaliser;
- Le travail en cours;
- Le travail terminé;
- Les problèmes rencontrés.
C’est une communication visuelle pour faciliter la compréhension de la situation de travail non seulement pour la personne concernée, mais aussi pour l’équipe au sein de laquelle elle est intégrée.
La méthode des 5S est applicable aussi bien sur des postes de technique industrielle, dans des secteurs administratifs et de management. Tout le monde peut la mettre en œuvre. Présenter un poste de travail bien organisé est non seulement un gage de confort pour le collaborateur, mais aussi d’envoi de signaux positifs. Cela permet de véhiculer une bonne image.
Savoir comment bien communiquer en entreprise, c’est adopter le visuel. Notre capacité à capter de l’information est à 80% visuelle. N’hésitons pas à employer cette force !
Management visuel, l'outil roi de la communication en entreprise
Le management visuel est la méthode pour bien communiquer en entreprise.
Son but est d'informer chaque membre de l’équipe des objectifs à réaliser en commun, de partager avancement et problèmes rencontrés afin de les résoudre ensemble, en intelligence collective.
Mettre en œuvre le management visuel c’est s’engager sur la voie d’un bon niveau de transparence et d’une grande efficacité de transparence. Celle-ci est assurée :
- Par le support d’un visuel pour y représenter les informations importantes ;
- Par des animations très fréquentes mais de courte durée ;
- Par un standard d’animation, qui permet d’aller à l’essentiel ;
Le management visuel favorise l’intelligence collective et accroit la cohésion et la motivation d’équipe en optimisant la communication. Une fois en place et bien compris, le management visuel est plébiscité par les collaborateurs.
Le management visuel dispose d’une version pour bien communiquer en entreprise en management de projet : c’est l’obeya.
Les parcours de terrain "gemba walks"
Comment bien communiquer en entreprise de façon verticale ? Si les 5S et le management visuel organisent la communication eu sein des équipes, il est aussi indispensable de favoriser les échanges entre les équipes de management et les collaborateurs de terrain.
Pour cela la bonne pratique consiste à organiser des parcours de terrain, appelés « gemba walks » lors desquels l’équipe de direction vient échanger avec les équipes sur leurs postes de travail.
Ces parcours doivent être organisés, prévenus, et les échanges doivent être dans les deux sens. Le principal objectif pour la direction doit être de comprendre les problématiques et bloquants rencontrés par les équipes afin de contribuer à leur résolution.
Lorsque le management visuel est déployé dans l’entreprise, le parcours de terrain peut être organisé autour des visuels de management des équipes.
VSM, Value Stream Mapping, améliorer un processus en équipe
Cette méthode est destinée à analyser un flux de valeur pour en identifier les défauts et élaborer un plan d’amélioration.
Bien que ce soit une méthodologie d’optimisation, la VSM donne de bons résultats lorsque l’équipe chargée de mettre en oeuvre le processus est impliquée dans le projet d’analyse.
Un groupe est formé et se charge de déployer le projet. Lors de cette analyse de processus les membres de l’équipes :
- Echangent leurs savoirs respectifs sur la portion du processus dont ils ont la charge;
- Identifient ensemble les défauts sur le processus ;
- Envisagent ensemble les améliorations possibles.
Ce projet en équipe est un moment de communication intense entre les membres de l’équipes, qui soude les liens, accroit la connaissance de chacun et améliore le processus global. Au-delà de l’amélioration du processus, c’est un moment qui permet de bien communiquer en entreprise.
Le PDCA sert aussi à bien communiquer en entreprise
C’est un concept connu, et qui fait partie des outils du lean management. Le concept consiste à recommander de dérouler un projet d’optimisation ou d’amélioration lean en 4 phases bien distinctes :
- La préparation;
- Le déploiement;
- L’observation des résultats;
- La décision.
Outre le phasage, identifier le PDCA sur les documents du projet permet de bien communiquer en entreprise sur l’avancement du projet. Chacun peut savoir dans quelle phase se situe l’équipe.
Le lean management, école de communication
Tous les experts le savent, pour bien communiquer en entreprise, il faut instaurer développer les écanges entre un récepteur et un émetteur. La communication, c'est avant tout de l'écoute.
Bien communiquer en entreprise c'est savoir reconnaitre le travail d'autrui et faire preuve de bienveillance. Célébrer les réussites des équipes est particulièrement important. C'est une dimension que cultive le lean, tout comme la recherche de la transparance dans les activités de chacun, notamment sur les difficultés que peuvent rencontrer les collaborateurs, afin de les résoudre collectivement.
L'exemplarité du management, notamment dans la participation aux chantiers lean, est un élément de communication. C'est une attitude encouragée par le lean.
Pour aller plus loin
