Diagnostic - audit paie

Les objectifs de l’audit paie sont de :

• Vérifier la conformité réglementaire de l’entreprise.
• Eviter les surcoûts de charges.
• Identifier les points forts du processus.
• Présenter les opportunités d’amélioration :
• • Pour l’efficacité interne.
  • Pour la satisfaction des salariés.

Un audit paie est un diagnostic organisationnel qui se conduit en 4 étapes.

1. Analyse de haut niveau.
2. Préparation de l’audit.
3. Audit de terrain.
4. Conclusions et recommandations.

L’objectif de cette étape de l'audit paie est multiple. On reformule les objectifs de l’audit, puis on reformule l’environnement général passé, présent et futur du processus. On recueille ensuite les éléments nécessaires à la préparation de l’audit.

Cette phase se conduit au sein de l’entreprise cliente par :

• Interview des dirigeants et/ou personnels encadrants du périmètre à auditer;
• Identification et recueil des documents existants et caractérisant le processus à auditer, comme :
• • Convention collective applicable;
  • Les accords d’entreprise éventuels et usages en vigueur;
  • Le règlement intérieur, DUERP;
  • Contrats de prévoyance, mutuelle, caisse de retraite complémentaire;
  • Modèles des différents types de contrats de travail;
  • Fiches de postes des intervenants paie et assistante comptable;
  • Organigrammes, référentiel d’organisation, référentiel de paie;
  • Procédures de gestion des entrées et sorties du personnel, des soldes de tout compte;
  • Procédures de collecte et traitement des congés, absences maladie, des heures supplémentaires;
  • Outil de gestion du temps (recueil des horaires réalisés);
  • Journal de paie antérieur et exemples de bulletins de paie;
  • Procédures de paramétrage logiciel paie, édition des paramétrages, contrat de service avec l’éditeur du logiciel;
  • Rapports d’audits internes ou antérieurs, compte rendus de revues de direction/processus;
  • Objectifs et indicateurs,
  • Visite des locaux si pertinent;
  • Recueil des « symptômes », principaux problèmes identifiés;
  • Répartition des personnels CDD/CDI/autres formes de contractualisation;
  • Identification des intervenants à interviewer;
  • Identification des moyens à examiner (logiciels, outils, etc…);
  • Eléments de communication interne à prévoir pour les personnes auditées.

La phase se conclut par un plan de travail des journées d’audit :

• Personnes à interviewer.
• Moyens à examiner.
• et le recueil des documents à examiner.

Cette phase se déroule chez le prestataire et comprend :

• L’analyse des documents recueillis en étape 1;
• La préparation de la grille d’analyse;
• La préparation des questionnaires utilisés par les auditeurs;
• La confirmation des rendez vous avec les personnes interviewées;
• L’identification des dysfonctionnements éventuels à analyser sur le terrain;
• Des questions supplémentaires éventuelles.

Cette phase de l'audit paie se déroule chez le prestataire et consiste à analyser les situations de travail des contributeurs du processus, comme par exemple :

• Assistantes RH;
• Responsable service paie;
• Autres encadrement;
• Autres intervenant extérieurs pertinents (services fournisseurs et clients du processus…).

Les auditeurs analysent l’ensemble des interactions entre les acteurs du processus :

• Identification des personnels à rémunérer;
• Collecte de données de paie (salaires, horaires, congés, absences…);
• Elaboration des bulletins;
• Edition et diffusion des bulletins;
• Déclarations aux organismes sociaux;
• Instructions aux organismes bancaires;
• Processus de remontée des horaires, demandes d’absences. 

Un rapport d’audit est rédigé. Il fait apparaitre :

• Le périmètre audité et la méthode employée;
• Les documents analysés;
• Les personnels interviewés (la restitution est globale);
• Les points forts relevés et les opportunités d’améliorations;
• Les alertes détectées (points de dysfonctionnements majeurs flux, informations
• opérationnelles, outils, réglementaire-juridique, sécurité…);
• L’adéquation charge-capacité;
• Les comparaisons avec le fonctionnement d’organismes similaires;
• Les recommandations d’évolution du processus. Celles-ci pourront porter :
• • Sur l’organisation générale;
  • Sur les expertises éventuelles à développer;
  • Sur les méthodes de management;
  • Sur les ressources, outils et moyens à faire évoluer;
  • Evaluation de la maturité organisationnelle sur le processus.

Le rapport de l'audit paie est envoyé au client, puis présenté et commenté en réunion. 

Nos audits de service paie s'adressent à des organisations de tailles variées et peuvent être conduits en anglais ou en français. Ils peuvent concerner :

• Le secteur industriel.
• Les services, la distribution.
• Des GIEs.
• Le secteur associatif.

Nous intervenons dans chaque région pour réaliser un audit paie adapté à vos besoins.

• Hauts de France (Lille, Douai, Amiens, Arras, Roubaix, Lens, Valenciennes, Tourcoing, Beauvais).
• Grand Est (Strasbourg, Reims, Metz, Nancy, Mulhouse, Chalons en Champagne, Troyes).
• Région Île de France et Paris.
• Bretagne (Brest, Rennes, Vannes, Lorient, St Malo, Quimper).
• Normandie (Rouen, Caen, Le Havre, Evreux).
• Pays de Loire (Nantes, le Mans, Angers, Tours, St Nazaire, Laval);
• Centre (Bourges, Orléans, Chartres, Châteauroux, Montluçon, Issoudun).
• Bourgogne Franche Comté (Dijon, Auxerre, Besançon, Chalon Sur Saône, Belfort).
• Rhône Alpes Auvergne (Lyon, Grenoble, Valence, St Etienne, Clermont-Ferrand, Chambéry, Annecy).
• Midi Pyrénées et Occitanie (Alès, Nîmes, Toulouse, Montpellier, Perpignan, Tarbes).
• Aquitaine Limousin Poitou Charentes (Bordeaux, La Rochelle, Angoulême, Niort, Limoges, Rochefort, Châtellerault).
• Côte d'Azur Provence (Marseille, Toulon, Nice, Avignon, Aix en Provence, Vitrolles).

Nos experts en audit paie disposent d'un double expérience :

• en management des ressources humaines et opérations de paie, comme directeurs de service en entreprise.
• En audit, diagnostic et conseil dans des entreprises similaires au secteur audité.