Le management opérationnel efficace
AIC lean est l’acronyme de « animation à intervalle court », une méthode qui est rattachée aux techniques du lean management.
L’animation à intervalle court est une méthode de management de la performance d’un processus ou d’un projet et qui s’appuie en général sur un visuel regroupant les principaux paramètres à suivre. On l’appelle aussi management visuel. Adopter l’AIC renforce toujours la cohésion des équipes et fait progresser la performance opérationnelle, la qualité et le service rendu sans son ensemble. C’est un facteur de satisfaction pour les équipes. Alors, comment ça marche ?
Les principes de l'AIC lean
L’AIC lean repose sur les trois piliers suivants :
- Des animations autour des objectifs à suivre qui sont fréquentes et de durée courte ;
- Un visuel indiquant objectifs, bloquants et actions ;
- Un standard de fonctionnement ;
Ces trois éléments sont indissociables et nécessaires pour mettre en œuvre l’AIC. C'est une des méthodes du lean management.
Animations courtes mais fréquence élevée
L’animation est la clé du succès d’une démarche d’AIC. La fréquence de celles-ci est à adapter aux objectifs suivis (voir ci dessous) mais doit être suffisamment élevée pour que les problèmes identifiés entre deux séances soient discutés et des plans d’actions de maitrise lancés le plus rapidement possible.
En contrepartie de la haute fréquence de tenue des animations, la durée doit rester courte. Les animations se tiennent en station debout, l’équipe rassemblée autour du panneau visuel. Un animateur se charge de piloter l’animation.
Le tableau visuel
Ce tableau présente les principales informations devant pilotées lors de l’AIC. On y retrouve entre autres :
- Les objectifs
- Les problèmes rencontrés
- Les actions décidées et prises pour traiter les problèmes
- Le standard de fonctionnement
- D’autres espaces utiles à la vie de l’AIC.
Le visuel renforce la communication en facilitant la compréhension des objectifs, problèmes et actions de traitement. Il permet également à un observateur extérieur de comprendre la situation instantanément. Chaque participant peut porter une information à tout moment comme par exemple la fin d’une action ou l’apparition d’un nouveau problème qui devra être discuté lors de la prochaine animation.
Le standard de fonctionnement (la règle)
Celui-ci est indispensable au bon déroulement de la méthode d’animation à intervalle court. Il permet la bonne fluidité du fonctionnement et de dérouler la méthode de façon standardisée en focalisant l’attention sur le fond. Le standard précise :
- Le mode de fonctionnement de l’animation : participants, animateurs, fréquence, durée, processus d’animation.
- L’organisation du tableau visuel ;
- Les règles de revue et de mise à jour du standard.
Les applications de l'animation à intervalle court
Le management visuel de performance (MVP)
Dans ce cas de figure l’AIC pilote un processus, un atelier, le fonctionnement d‘un service. La fréquence d’animation peut être quotidienne ou plusieurs fois par jour. La durée est de 5 à 15 minutes au maximum. On appelle parfois aussi cette animation TOP 5, en référence à la courte durée, objectif 5 minutes.
OBEYA pour la gestion de projet
Obeya (ou OOBEYA) est un mot de la langue japonaise qui signifie grande pièce ou grande salle. L’équipe à rassembler et la raille du panneau peuvent requérir une salle adaptée. Dans ce cas de figure les participants incluent tous les membres de l’équipe projet. Les animations peuvent être segmentées en réunions plénières ou sous-groupes sur un objectif ou un lot de travail précis. La fréquence d’animation peut être la semaine, et sa durée autour de 30/35 minutes.
QRQC pour la gestion de la qualité
QRQC est un acronyme de langue anglaise « Quick Response Quality Control » et vise à identifier et traiter dans des délais brefs des problèmes de qualité produit ou service. Les animations suivent les mêmes principes que pour l’OOBEYA ou le MVP. Le pilotage peut être de nature réactive, pour traiter les problèmes identifiés, ou bien préventif, afin d’identifier causes racines des irritants récurrents et d’éliminer l’occurrence des causes racines.
Pour aller plus loin, notre formation
Vous pouvez suivre notre formations dédiée au management visuel et à l'OBEYA :
