La transition numérique touche tous les métiers de l'entreprise, du marketing commercial, en passant par la production et les fonctions supports comme les RH. Engager une approche collaborative sur les processus et l'organisation avec ses besoins en expertise est un véritable avantage pour les fonctions RH. Les nouveaux outils de gestion numérique des processus accompagnement le développement de votre entreprise et contribuent à la performance de l'organisation.
L’enjeu pour les RH : connaître en temps réel les besoins en compétences et les évolutions d’organisation de l'entreprise
Chacun connaît la difficulté de maintenir les fiches de postes dans les entreprises. A peine réalisées, celles-ci peuvent devenir obsolètes à la suite d’un changement d’organisation, de la mise en place de nouveaux outils ou de nouveaux savoir-faire. Pour un service RH, rester informé en temps réel de l’évolution de l’organisation et des compétences associées à chaque poste est souvent un véritable casse-tête.
L’approche du management par processus permet de tenir compte de toutes ces évolutions, mais la mise à jour en temps réel des processus par les pilotes concernés peut se limiter à une diffusion locale, sans émission vers les services RH. Dans le meilleur des cas, la communication associée à la mise à jour de la cartographie des processus est peu efficace, car supportée par des notes souvent peu faciles à interpréter et à tracer.
Il est alors difficile de bien connaître les besoins en formation ou de bien cibler les recrutements lors de nouvelles embauches. Pouvoir suivre facilement en temps réel l’évolution de l’organisation et des compétences associées à un poste est un réel enjeu d’efficacité pour les services RH et plus globalement, de compétitivité pour toute l’entreprise.
Les services RH ont donc tout intérêt à s’associer aux démarches BPM de leur entreprise.
L'apport de la gestion numérique de processus BPM : le mode collaboratif
Certains outils de gestion numérique de processus permettent à chaque évolution de processus de diffuser électroniquement les changements vers une liste de destinataires choisis, et de synthétiser pour chaque processus et chaque sous processus la liste des taches attendues. Une vraie aubaine pour les services RH, qui peuvent ainsi être informés en temps réel des évolutions et mettre à jour de façon quasi-automatique les fiches de postes. Les responsables des services RH disposent ainsi en continu d’une information très fine de l’organisation du travail dans l’entreprise et des compétences requises pour chaque poste. Les évolutions peuvent aussi être tracées, afin de faciliter le suivi des changements.
Qu’est ce qu’un outil de gestion numérique de processus ?
Il s’agit d’un logiciel BPM, fonctionnant soit en mode résidant sur les serveurs de l’entreprise, ou bien disponible sous forme SaaS, et qui prend en charge la gestion complète des processus métiers de l’entreprise. La fonction première consiste en général à modéliser la cartographie des processus métiers de l’entreprise, mais les offres les plus évoluées ont ajouté des fonctions d’un niveau supérieur, qui permettent d’intégrer parfaitement le fonctionnement par processus aux besoins de chaque service, comme par exemple :
- La gestion de la documentation associée aux processus (procédures, notes d’organisations, modes opératoires, KPIs, etc..)
- La gestion des risques et des traitements associés (Contrôles par exemple) ;
- La gestion collaborative, qui permet à plusieurs personnes de construire ou modifier en semble un processus ;
- La gestion de la publication des évolutions, et la gestion des accès aux descriptions de processus ;
- L’édition de la documentation associée aux processus ;
- Le suivi des évolutions ;
- L’évaluation du coût d’un processus ;
- La simulation de processus, très utile lors des optimisations de processus
- Le calcul de la charge/capacité d’un processus, et la détection des goulots d’étranglement ;
Les derniers outils disponibles sont basés sur l’emploi du standard BPMN 2.0, qui permettent de pratiquer un langage commun sur le management des processus dans l’entreprise.
Outil BPM de gestion numérique de processus : exemple
Le logiciel BPM développé par la société SIGNAVIO en Allemagne prend en compte toutes ces fonctionnalités. Utilisé par plus de 300 clients en Allemagne et aux États Unis, et de nombreux comptes en France.
Rédigé par Frédéric Durdux